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崇祯八年五月十八日，在开封督军府的一间小会议室中。
大都督朱大典、陆军总监朱万杰、执政官洪承畴、执政副官王元雅、执政副官兼吏房侍郎孙元化、执政副官兼兵房侍郎朱万武、户房侍郎马士英、礼房侍郎孙和京、工房侍郎周延儒、刑房侍郎朱泰，一共十位联省的大员全部到齐，他们全部穿着夏季的丝绸官服，坐在长条的会议桌两旁，还有十几名科道言官坐在远离会议桌的后排座位上。
这种会议室的布置有点现代的味道了。
会议室中有井水调节室温的装置，在炎热的夏季里显得很凉爽。
朱万化座位之后的墙上，是一块大黑板，黑板的右侧，悬挂着大明北方地区直到俄罗斯的示意性地图，地图比较粗略，只是说明了大体的位置。朱万化这是接受了上一次的教训，特意画的这种地图。
朱万化也是衣冠整齐的走进了会议室，众人起立相迎，待朱万化走到正中位置上，众人齐声说道：“督军大人好！”
朱万化抬手示意，说道：“大家好！请坐！”
待朱万化坐下之后，众人就坐。随后进来两位朱万化私人机要处的秘书，坐于侧面专用的记录员位置上，摊开纸笔准备记录。
这是朱万化定下的规矩。按明代的规矩，众人是要下跪迎接的，还要喊“千岁！”什么的，也是很麻烦的礼仪。后世过来的朱万化觉得不妥，下跪有时候是需要的，但是日常见面总要下跪就不合适了。所以朱万化就规定了在联省范围内的礼仪标准，对上官要站立迎接、问好，这就足够了。日常的行礼就是拱手、鞠躬，重大的礼节才下跪。
联省的官员们也觉得这个规矩不错，既重礼仪，也不麻烦。其实朱万化还有一层尊重人格的意思，他们未必能够体会到。
朱万化首先请陆军总监朱万杰介绍漠北蒙古的实际情况以及第五骑兵营请示的问题。
大都督朱大典介绍了国防军在漠北的战略意图，和近期、长远的目标。
结合地图，他们的说明就更清晰了。
然后朱万化做了主旨说明，他说：“诸位官僚，漠北前线请示的是一次谈判的主张和策略，按说事情不大。我为什么把各位都招来参加会议呢？因为这件事的处理关系到了唐努乌梁海地区今后的地位，对待边疆地区的处置策略，以及包括对待外蒙古在内的北方地区我们的短期、长期的策略构想。这个事情就大了，有关军事，也有关政治。军政大事，不可不察。其二是有关国家大事，诸位都是联省的要员，就需要知道这些有关的军国大事和我们的策略。
说道了知情的问题，我提议联省衙门要办一份邸报，为了区别保密级别，可以分别出版一份‘大邸报’和一份‘小邸报’。大邸报分发到侍郎以上的官员，包括大法官、议会的议长、大都督府师长以上的军官、各省的巡抚、布政使。小邸报发到所有有品级的官员和议会议员、部队营以上的军官、县级以上的警长。注意，对待商铺、公司、银号等，不管买卖多大，财力如何雄厚，他们也是民，并非官员，邸报不能发给他们。邸报不定期出版，每月至少一期。联省衙门再议一下，定个章程，定下主管的衙门。”
洪承畴应道：“是！请督军大人放心，我们本月即可办好。”
洪承畴心里也有底，有中华日报的实力，办一份发行量很小的邸报那还不容易。
桌子上都有现成的纸张和铅笔，这些大员们有什么要点可以随时记录。
不过说道铅笔倒是有些趣味，这些官员们用毛笔写字的功夫那是童子功，绝对了得。毛笔写字讲究直立着手握笔，悬腕写字，悬腕就是手肘都要离开桌面。比如说，手拿一条竹片，在上面写几个字，那是不需要桌子的。左手拿竹片，右手提笔写字，这种姿势，他们觉得很舒服，字也会写得非常好，这种功夫对于现代的用惯了硬笔的人等于是耍杂技，是绝对写不好的。
可是反过来，让他们拿着铅笔在桌子上写字，这些老夫子也是很为难，第一，那个直立着手，悬腕写字的姿势改不了，第二，笔头太硬，提笔顿笔的动作受阻，写出来的字，间架结构尚可，笔画可就生硬了。用力不当铅笔的笔尖就断了，因此每个人的面前都有三支笔。笔者可是见过老学究用钢笔的窘相的，他能把纸捅个窟窿，那也是别有一番趣味的。
现在的这些官员就是如此，毛笔可以随身带，墨和砚台却不方便，因此也就只能将就着用铅笔。看他们用铅笔写字那也是别有一番风景。
朱万化继续讲道：“因此，今天的议题就多达五项了。”
说着他站起身来，走到身后的黑板处，拿起石膏粉笔在黑板上写字，边说边写。
这个黑板是朱万化让人设置的，是硬杂木板涂墨的那种黑板，木板加工后，需要用细沙磨粗，然后涂墨。
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